Que vous travailliez en mode projet ou non, la réunion est aujourd’hui devenu un passage obligé. Dans certaines entreprises, culture interne aidant, la réunionite est parfois considérée comme la réponse la mieux adaptée à de nombreuses problématiques.

Pourtant il ne s’agit au départ que d’un outil qui, comme tout outil, ne peut être adapté à tous les cas de figure. Et pourtant, nombreuses sont les réunions qui servent essentiellement à consommer un temps précieux sans créer de valeur. N’ayant pas la prétention de vous transmettre « 10 secrets pour des réunions efficaces et créatrices de valeur », je vous propose de partager dans ce billet quelques réflexions autour de l’intérêt des réunions et des perspectives d’amélioration.
Ces derniers mois, un des projets sur lesquels j’interviens a connu une forte augmentation du nombre de ses réunions. Nul besoin de se creuser la tête pour en trouver la cause, le projet traverse une période difficile qui explique la mise en place régulière de points de crise et la forte augmentation des réunions de suivi de l’avancement.

Bien évidement, ces réunions sont très consommatrices de temps, mais comme elles sont censées permettre permettent de se mettre dans les conditions pour produire correctement mieux, ce temps n’est pas complètement perdu.

La réunion ne remplace pas l’échange d’information.

Dans mon précédent billet j’insistais sur l’importance de la communication, non pas que je sois un expert en la matière (personne n’est parfait), mais parce que c’est un point trop souvent négligé. Si vous l’avez lu vous avez certainement fait le lien entre l’équipe projet qui me l’avait inspiré et le projet sujet à réunionite aigue qui m’inspire celui-ci (les chiens ne font pas des chats..). J’ai la chance d’avoir sous les yeux un excellent cas d’école montrant l’impact d’un très faible niveau de communication : augmentation du temps nécessaire à la réalisation des taches, augmentation des coûts, baisse de la qualité du service délivré. N’allez pas croire que je sous-estime ma responsabilité sur le sujet, j’assume n’avoir pas identifié suffisamment tôt les manques de communication et n’avoir pas réussi à renverser la tendance assez tôt. Je continue d’y travailler, mais c’est un autre sujet, donc revenons donc à nos moutons.

Ce billet du blog de Frédéric Cavazza met en avant un apport fondamental de l’entreprise 2.0 : l’existence de l’information partagée. Grâce à cela, le temps de réunion est mis à profit pour apporter des réponses adaptées aux questions qui sont à l’ordre du jour. Sans cela, le temps de la réunion est surconsommé pour mettre tout le monde à niveau et la recherche de réponses adaptées est moins poussée.

Une réunion dans laquelle chaque acteur ne dispose que d’un morceau incomplet du contexte général est une perte de temps, que l’entreprise soit 1.0 n’y change rien, c’est un fait. Avant même de parler de transformation en entreprise 2.0, il me semble de fait indispensable de se pencher sur la question des réunions car l’enjeu est de taille et les gains de temps, d’efficacité et de qualité non négligeables (autre possibilité, en faire le premier chantier).

Le partage de l’information est la base et il s’agit avant toute chose d’un état d’esprit se traduisant par des actes. En effet, il n’y a pas besoin d’un environnement collaboratif 2.0 pour partager avec une équipe l’ensemble des informations utiles et nécessaire pour faire avancer un projet, seulement d’un état d’esprit conscient de la valeur ajoutée du partage. Attention, je n’ai pas dit qu’un environnement collaboratif ne servait à rien pour le partage d’information, simplement que sa seule présence ne suffit pas à pousser les employés à communiquer et échanger. Il est en revanche évident que lorsque les employés ont un état d’esprit porté sur le partage, un environnement collaboratif change vraiment la donne car il simplifie l’action de partager et amplifie sa portée.

Commençons donc par partager plus d’information plus régulièrement, les réunions ne s’en porteront que mieux et ne seront pas les seules !

Un support sexy ne remplace pas le fond.

Aujourd’hui dans de nombreux cas, réunion = support = Powerpoint. Ces dernières semaines, plus exactement depuis la publication le 7 octobre d’un livre de Franck Frommer «  la pensée Powerpoint », la blogosphère se fait l’écho de cette analyse (voir ce blog, celui-ci et celui-là par exemple). Sans chercher à surfer sur cette actualité, mon avis sur la question est qu’un outil lorsqu’il est mal utilisé n’apporte pas la valeur ajoutée du service pour lequel il a été créé.

Ce que je constate au quotidien, c’est que de nombreuses réunions sont totalement « prédéterminées » dans le support. Ce dernier contient, et ce dès le début de la réunion, le plan détaillé du déroulement de la réunion, les différentes questions, les éléments de réponses, une liste d’informations permettant de mettre à niveau l’ensemble des acteurs, … De fait, au lieu de générer de l’échange et des interrogations, chacun lit et se laisse porter par les slides, échange un peu sur le contenu affiché, et une fois arrivé à la dernière slide : la réunion est terminée. Peu d’échange, de questionnement, de prise de recul, … juste une lecture linéaire finalement peu productive de valeur.

Je pense qu’il est important de ramener cet outil là ou il devrait être resté : un support à la réunion. Etymologiquement parlant, un support est là,en cas de besoin, pour apporter un soutien. Ce support n’est pas là pour apporter en semblant de présence à l’orateur, mais pour l’aider en cas de difficultés de compréhension de l’auditoire, pour contribuer à marquer les esprits à un instant précis, …

Nous devrions ainsi trouver essentiellement des slides apportant des compléments d’informations, venant étayer des raisonnements, des visuels permettant de simplifier la compréhension de concepts ou de chiffres, … et surtout nous ne devrions pas avoir en permanence un slide affiché. En effet, il me semble primordial que l’attention des participants soit focalisée sur les échanges provoqués par l’acteur s’exprimant, pas sur la lecture d’un slide. Nous savons tous que nous ne sommes pas multitâches et que le pouvoir d’attraction d’un écran est bien plus important que notre capacité à captiver les foules ;).

Mettons donc à profit le temps de la réunion pour maximiser les échanges autour du fond, afin de trouver plus rapidement des réponses efficaces et de qualité aux questions pour lesquelles nous nous sommes réunis.

Maintenir l’attention, un sacré challenge.

Très souvent, chaque acteur n’est concerné que par un morceau de la réunion : son propre périmètre. Seuls l’animateur et l’initiateur possèdent une vision d’ensemble et travaillent à la faire partager par tous. Comment amener chacun à non seulement s’interesser aux autres périmètres mais aussi y apporter leurs réflexion (i.e. à fonctionner en mode collaboratif) ?

J’utilise depuis juin mon iPad pour ma prise de note en réunion et utilise depuis peu les cartes heuristiques (mindmapping) via l’application iThoughtsHD. Je la recommande vivement d’ailleurs car elle est très bien pensée et assez complète, il ne lui manque que l’ajout d’images et la synchro dropbox en temps réel pour qu’elle soit parfaite. Bref, tout ça pour dire que j’envisage sérieusement d’expérimenter l’utilisation d’une mindmap en réunion  comme support principal (idée qui me trottait dans la tête et qui s’est affinée après un échange avec des spécialistes de la question).

L’idée est d’utiliser un modèle simple (actions, questions, relevé de décision, risques, …) qui soit accessible et parlant pour chaque acteur, le projeter en permanence et l’enrichir au fur et à mesure de l’avancement de la réunion. Les mindmap étant facilement assimilables du fait de leur logique cognitive proche de la façon dont le cerveau fonctionne, il me semble qu’il y a un potentiel très intéressant à exploiter pour faire en sorte de donner une vision globale de la situation à chacun sans effort et inconsciemment encourager à se projeter, réfléchir et participer sur l’ensemble du périmètre, non uniquement sur son propre nombril. N’ayant pas complètement la main sur l’organisation des réunions et sur le contenu, je ne suis pas certain de pouvoir aller au bout de cette idée mais elle me travaille vraiment, nous verrons bien dans quelques mois.

Au-delà de cette expérimentation, et quelque soit le moyen utilisée pour maintenir l’attention, le but est de minimiser les efforts de compréhension globale de chaque acteur, tout en maximisant l’incitation à participer et se préoccuper des périmètres de leurs voisins (qui, il faut le rappeler, les concernent indirectement sinon pourquoi seraient ils présents à cette réunion ?).

Et de votre coté, comment vivez vous les réunions ?

Crédits photo : Flikr/CC/poolie – Flikr/CC/Britta Bohlinger – Flikr/CC/matthewvenn