Vous l’avez certainement constaté, beaucoup d’entreprises sont sclérosées par ce qui devient le mal du siècle : le statu quo. Cette résistance au changement est particulièrement valable quand il s’agit de faire évoluer l’offre de service IT interne et proposer des outils dits « collaboratifs ».

Que faire lorsque vous êtes persuadé que l’un de ces outils apporterai une forte valeur ajoutée à vos taches quotidiennes ou votre projet ? Tout simplement passer outre et expérimenter via une solution externe au SI (i.e. en ligne) !

Expérimentez

En effet, dans un précédent billet je rappelai que ce que mon service informatique ne me propose pas, Internet me le proposera car il existe pléthore d’outils en ligne permettant de couvrir de nombreux besoins d’usages collaboratifs (gratuitement ou non).

En expérimentant, vous pourrez évaluer l’écart entre le besoin d’usages que vous présumiez et l’usage réel qui se dégagera. Leur agilité vous permettra d’adapter au fur et à mesure les fonctionnalités et améliorer l’usage et sa valeur ajoutée. Vous réunirez alors des arguments précieux car collectés « sur le terrain » qui n’en serons que plus convaincants.

Convaincants oui, car le but de la démarche est de convaincre les décideurs de votre entreprise de l’importance de disposer de ces briques collaboratives intégrées au SI ou de s’interfacer avec. Il faudra pour cela tirer un bilan de votre expérimentation et le documenter, avant d’en faire la promotion. Le soutien à votre démarche viendra aussi parfois de l’exploitation du potentiel de « viralité » de la chose, vous serez plus facilement entendus si vous n’êtes plus le seul à faire cette demande, n’hésitez donc pas à vous improviser VRP auprès de vos collègues !

Quels outils pour quels usages collaboratifs ?

Sans être exhaustif, j’ai identifié ci-dessous quatre grandes catégories dans lesquelles je liste quelques exemples afin de vous donner des idées qui vous aideront peut être dans vos recherches.

Portails projets collaboratifs « couteaux suisses » : ils regroupent dans un seul et même outil un ensemble de briques de bases permettant de construire un réseau social « personnalisé » à vos besoins (annuaire, wiki, forums, GED, agenda, galeries photos, blog, …)
Exemples : NING, SOCIALGO, NETCIPIA, …

Espace de partage documentaire : ils répondent au besoin simple de partager des documents avec une équipe en les rendant accessibles en mobilité, télétravail, …
Exemples : Google Docs, DropBox, iCloud, …

Outils de gestion de projet : Ils proposent les outils standards pour piloter un projet (gestion des taches, planning, …), la dimension collaborative en plus.
Exemples : BaseCamp, Project2Manage, OnStagePortal, …

Brainstorming & Cie : ils répondent à un besoin de questionnement/créativité et permettent de recueillir les avis et idées des membres du réseau. Il peut s’agir d’outils de mindmapping, de brainstorming, de question / réponse, …
Exemples : bubbl.us, Webspiration, threadbox, skrbl, …

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Les sujets sont présentés sous forme de conversation par Lisa, notre assistante virtuelle.

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